🔒 Ochrana osobných údajov

Dôvera rodičov a bezpečie detí sú pre nás dôležité aj pri práci s osobnými údajmi. Preto vám prinášame prehľad o tom, aké údaje spracúvame, na čo ich potrebujeme a aké práva máte pri ich ochrane.

Tieto informácie sa týkajú spracúvania osobných údajov detí a ich zákonných zástupcov v súvislosti s prijímaním do materskej školy, vzdelávaním, súvisiacimi službami a komunikáciou s rodičmi.

Kto spracúva vaše údaje

Súkromná materská škola Alfa Škôlka, Ulica Za kaplnkou 36, Sereď
Sídlo: Ulica Za kaplnkou 5160/36, 926 01 Sereď
IČO: 57 517 436
E-mail: sered@alfaskolka.sk

Škola spracúva osobné údaje najmä pri prijímaní detí, zabezpečovaní výchovy a vzdelávania, vedení školskej dokumentácie a komunikácii so zákonnými zástupcami.

Alfa Škôlka o.z. – zriaďovateľ školy
Sídlo: Jesenského 3000/59, 926 01 Sereď
IČO: 55 094 104
E-mail: info@alfaskolka.sk

Občianske združenie spracúva osobné údaje v rozsahu svojich zriaďovateľských povinností a vlastných zmluvných, účtovných a organizačných činností.

Každý subjekt zodpovedá za spracúvanie údajov pri činnostiach, pri ktorých určuje účel a spôsob ich spracúvania. Postavenie zriaďovateľa samo osebe neznamená neobmedzený prístup ku všetkým údajom školy.

Otázky o ochrane osobných údajov a žiadosti o uplatnenie práv môžete posielať na gdpr@alfaskolka.sk.

Aké údaje spracúvame

Podľa konkrétneho účelu spracúvame najmä:

• identifikačné údaje dieťaťa a zákonných zástupcov,

• kontaktné údaje potrebné na komunikáciu,

• údaje uvedené v prihláškach, rozhodnutiach a školskej dokumentácii,

• údaje o dochádzke, vzdelávaní a potrebných podporných opatreniach,

• nevyhnutné údaje o zdravotnom stave a obmedzeniach dôležitých pre bezpečnosť, starostlivosť a stravovanie,

• zmluvné, platobné a účtovné údaje,

• obsah komunikácie s rodičmi,

• fotografie a videozáznamy, ak sú splnené podmienky na ich vyhotovenie a použitie.

Údaje získavame predovšetkým od zákonných zástupcov, z predložených dokumentov a počas zabezpečovania činnosti školy. Vyžadujeme iba údaje potrebné na konkrétny účel.

Na čo údaje potrebujeme

Prijímanie detí a vzdelávanie

Údaje používame na vybavenie žiadostí o prijatie, rozhodovanie vo veciach dieťaťa, zabezpečenie výchovy a vzdelávania, evidenciu dochádzky a vedenie povinnej dokumentácie.

Právnym základom je najmä plnenie zákonných povinností podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, predovšetkým podľa zákona č. 245/2008 Z. z. o výchove a vzdelávaní a súvisiacich predpisov.

Komunikácia s rodičmi

Kontaktné údaje využívame na odovzdávanie informácií o dieťati, organizácii vzdelávania, dochádzke a prevádzke školy a na vybavovanie vašich požiadaviek.

Právny základ závisí od obsahu komunikácie: ide najmä o plnenie zákonnej povinnosti alebo plnenie zmluvy a vykonanie opatrení pred jej uzatvorením podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.

Zmluvy, platby a účtovníctvo

Údaje spracúvame na uzatváranie a plnenie zmlúv, evidenciu platieb, vyúčtovanie služieb a vedenie účtovníctva.

Právnym základom je plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR a plnenie zákonných povinností podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, najmä účtovných a daňových povinností.

Zdravie a individuálne potreby dieťaťa

Nevyhnutné údaje o zdravotnom stave spracúvame na zabezpečenie zákonných povinností školy, bezpečných podmienok vzdelávania a zohľadnenie individuálnych potrieb dieťaťa.

Pri týchto údajoch musí byť popri právnom základe podľa čl. 6 GDPR splnená aj príslušná podmienka podľa čl. 9 GDPR. Pri zákonom ustanovenej školskej agende ide najmä o spracúvanie z dôvodov významného verejného záujmu podľa čl. 9 ods. 2 písm. g) GDPR v spojení so školskými predpismi.

Fotografie a videá na prezentáciu školy

Ak používame identifikovateľné fotografie alebo videá detí na dobrovoľnú prezentáciu školy na základe súhlasu, právnym základom je súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.

Rozsah použitia, miesta zverejnenia a doba spracúvania vyplývajú z konkrétneho súhlasu.

Ktoré údaje sú povinné

Údaje potrebné na splnenie zákonných povinností školy alebo na uzatvorenie a plnenie zmluvy je potrebné poskytnúť v požadovanom rozsahu. Bez nich nemusí byť možné vybaviť žiadosť, zabezpečiť príslušnú službu alebo splniť povinnosti školy.

Súhlas s používaním fotografií a videí na dobrovoľnú prezentáciu školy je nepovinný. Jeho neudelenie ani odvolanie nemá vplyv na prijatie dieťaťa alebo poskytovanie vzdelávania.

Komu môžu byť údaje sprístupnené

Osobné údaje sprístupňujeme iba v potrebnom rozsahu a na príslušnom právnom základe, najmä:

• povereným zamestnancom pri plnení ich pracovných úloh,

• oprávneným orgánom verejnej správy a kontrolným orgánom,

• poskytovateľom informačných systémov, hostingu, technickej a administratívnej podpory,

• poskytovateľom účtovných alebo právnych služieb, ak je to potrebné,

• ďalším príjemcom, ktorým sa údaje poskytujú na základe zákona alebo vášho súhlasu.

Pri zverejnení fotografií či videí na verejne dostupnom webe alebo sociálnych sieťach sa s nimi môže oboznámiť aj verejnosť, a to v rozsahu udeleného súhlasu.

Ako dlho údaje uchovávame

Osobné údaje uchovávame podľa účelu spracúvania, zákonných povinností a pravidiel správy registratúry.

Prihlášky a dokumentácia o prijímaní
Počas prijímacieho konania a následne podľa príslušnej registratúrnej lehoty. Dokumenty zaradené do osobného spisu prijatého dieťaťa sa uchovávajú v režime tohto spisu. Pri ostatných dokumentoch sa zohľadňuje ukončenie konania, možnosti preskúmania rozhodnutia a príslušná položka registratúrneho plánu.

Školská dokumentácia
Osobný spis dieťaťa má lehotu uloženia 10 rokov, triedna kniha 5 rokov. Ostatné dokumenty sa uchovávajú podľa ich druhu, príslušných právnych predpisov a registratúrneho plánu. Začiatok plynutia lehôt a vyradenie dokumentov sa riadia pravidlami správy registratúry.

Zmluvné a účtovné dokumenty
Zmluvy uchovávame počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas príslušnej registratúrnej lehoty a doby potrebnej na uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov. Účtovné doklady uchovávame 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú; osobitné zákonné dôvody môžu vyžadovať ďalšie uchovanie.

Bežná komunikácia s rodičmi
Počas vybavovania danej záležitosti a najviac 2 roky od jej uzavretia. Ak je správa súčasťou školskej, zmluvnej alebo účtovnej dokumentácie, uplatňuje sa lehota príslušného dokumentu. Údaje potrebné v prebiehajúcom spore sa uchovávajú do jeho právoplatného skončenia a vysporiadania súvisiacich nárokov.

Fotografie a videá spracúvané na základe súhlasu
Počas obdobia uvedeného v konkrétnom súhlase alebo do jeho skoršieho odvolania. Po skončení tejto doby ukončíme ich používanie na daný účel a odstránime ich z miest, ktoré spravujeme, ak neexistuje iný právny dôvod na ich uchovanie.

Po uplynutí príslušných lehôt údaje bezpečne vymažeme, anonymizujeme alebo dokumenty vyradíme postupom podľa predpisov o správe registratúry.

📷 Súhlas s fotografiami a videami môžete odvolať

Súhlas môžete kedykoľvek odvolať na adrese gdpr@alfaskolka.sk. Uveďte, prosím, ktorého dieťaťa a akého použitia sa žiadosť týka, aby sme ju vedeli správne vybaviť.

Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania uskutočneného pred jeho odvolaním.

Pri už distribuovaných tlačených materiáloch alebo kópiách vytvorených nezávislými tretími osobami nemusí byť možné zabezpečiť ich úplné spätné stiahnutie. V rozsahu našich povinností však prijmeme primerané kroky na ukončenie ďalšieho používania.

Ako údaje chránime

Pri spracúvaní osobných údajov uplatňujeme primerané technické a organizačné opatrenia podľa povahy údajov a súvisiacich rizík.

Prístup k údajom majú iba oprávnené osoby v rozsahu potrebnom na plnenie ich úloh. Dbáme na ochranu dokumentov, prístupových oprávnení a informačných systémov aj na povinnosť mlčanlivosti.

Aké práva máte

Za podmienok stanovených GDPR máte právo:

• na prístup k svojim osobným údajom a informáciám o ich spracúvaní,

• na opravu nepresných údajov a doplnenie neúplných údajov,

• na vymazanie, ak sú splnené zákonné podmienky,

• na obmedzenie spracúvania v prípadoch stanovených GDPR,

• na prenosnosť, ak sa údaje spracúvajú automatizovane na základe súhlasu alebo zmluvy,

• namietať spracúvanie založené na oprávnenom záujme alebo plnení úlohy vo verejnom záujme,

• kedykoľvek odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase,

• podať návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

Nie všetky práva sa uplatnia pri každom spracúvaní. Napríklad údaje, ktoré musíme uchovávať podľa zákona, nemožno vymazať iba na základe žiadosti.

Žiadosť vybavíme spravidla do jedného mesiaca od doručenia. V odôvodnených prípadoch možno lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace; o predĺžení a jeho dôvodoch vás informujeme v pôvodnej lehote.

✉️ Kontaktujte nás

Ak máte otázky alebo si chcete uplatniť svoje práva, napíšte nám na:

gdpr@alfaskolka.sk

Žiadosť môžete doručiť aj písomne na adresu príslušného subjektu uvedeného vyššie. Ak si nie ste istí, ktorému subjektu ju adresovať, použite spoločný kontakt pre ochranu osobných údajov.